ERP: Masih Validkah Diterapkan di Perusahaan?

ERP: Masih Validkah Diterapkan di Perusahaan?

Peningkatan kinerja perusahaan diperkirakan akan dapat dicapai melalui
penerapan solusi teknologi informasi, salah satunya ERP (Enterprise Resource
Planning). Benarkah demikian?

oleh Uun Widhi Untoro*@EBizzAsia

Lelaki tua berkacamata itu duduk termenung dengan dahi berkerut, seperti
tengah memikirkan sesuatu yang amat berat. Orang-orang di negeri ini mengenalnya
sebagai salah satu konglomerat yang masih bertahan. Usianya tujuh puluhan tahun
dengan rambut putih keperakan.

Kerajaan bisnisnya diwarisi dari usaha kecil yang dirintis ayahnya, yang
kemudian bersama adiknya membangunnya menjadi perusahaan yang kuat dan besar.
Sampai kemudian tongkat komando diserahkan kepada anak-anak dan keponakannya
yang lulusan luar negeri. Namun, berkat kebijaksanaannya, anak-anak
mendudukkannya sebagai penasihat perusahaan.

Kesedihan muncul setelah mendengar sebuah proyek besar yang dikerjakan
perusahaannya kemungkinan besar gagal. Proyek bernilai jutaan dolar itu
diharapkan mampu memodernisasi perusahaannya menjadi sebuah perusahaan yang siap
bersaing secara global dengan efisiensi tinggi.

Anak-anaknya sedang menerapkan sistem komputer yang mampu memroses bisnis
secara cepat dan akurasi tinggi. Juga kemampuan beradaptasi dengan lingkungan
bisnis yang terus berubah cepat; kemampuan mengetahui total penjualan dan jumlah
stok barang secara instan, meski 30 cabang perusahaannya tersebar di seluruh
Indonesia dan mancanegara. Sesuatu yang muskil dipikirkan pada zamannya dahulu.

Dengan sistem itu, perusahaannya akan menjadi perusahaan yang “waskita”
bahkan dengan modul demand planning atau forecasting yang diterapkan akan mampu
membawa perusahaannya menjadi “weruh sakdurunge winarah” – tahu sebelum kejadian.
Sehingga dengan mudah dapat mengantisipasi kebutuhan barang, kas dan kapasitas
mesin di masa depan.

Kini, kerut di dahinya semakin dalam mengingat kesulitan yang dihadapi
perusahaannya. Perusahaan yang telah menghidupi ribuan pegawai berikut
keluarganya. Sungguh sangat disesalkan jika sampai gagal melalui ujian proyek
yang dia sendiri tahu seharusnya bisa meningkatkan kinerja perusahaannya. Dengan
semangat dibukanya kembali dokumen-dokumen proyek dan laporan terakhir kemajuan
proyek itu.

Proyek ERP? Pertanyaan ini yang pertama kali muncul ketika membaca
dokumen-dokumen proyek itu. Apa itu ERP? Bagaimana cara kerjanya? Apa saja yang
dibutuhkan agar proyek ERP tersebut sukses? Alternatif apa saja yang tersedia
untuk menyukseskannya?

Apa itu ERP ?
ERP (Enterprise Resource Planning) sebuah akronim yang memang belum
menggambarkan makna yang sebenarnnya. Agar mudah memahaminya, abaikan kata
Planning dan Resource, tapi perhatikan kata Enterprise. Di kata Enterprise
itulah letak makna ERP yang sebenarnya.

ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi
suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua
kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau
keuangan. Meski kebutuhannya berbeda, ERP harus mampu memenuhinya. Satu syarat
yang tidak boleh ditawar-tawar lagi adalah terintegrasi, yang menggabungkan
berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga
memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.

Sebagai contoh, order penjualan yang dicatat di departemen penjualan akan
secara otomatis diketahui kapan harus dikirim oleh bagian gudang. Begitu juga,
bagian keuangan akan mengetahui kapan kas akan masuk dari pelanggan.
Berkurangnya jumlah barang di gudang secara otomatis akan diketahui pula oleh
bagian perencanaan produksi. Jika jumlah barang mencapai kondisi tertentu,
sistem akan membuat permintaan produksi. Saat itu, informasi mengenai bahan baku
yang dibutuhkan telah pula disajikan oleh sistem.

Setelah bagian perencanaan produksi me-review informasi dan menyetujuinya,
secara otomatis informasi akan mengalir ke bagian pembelian, yang
memungkinkannya menghubungi pemasok untuk negosiasi harga dan pengiriman. Saat
itu, bagian pembelian juga mendapatkan berbagai informasi berharga mengenai
kinerja para pemasoknya.

Setelah kesepakatan diperoleh, order pembelian dibuat dengan menekan satu
tombol dan informasi rencana kedatangan barang telah sampai di bagian penerimaan
barang. Sementara itu, bagian keuangan akan memperoleh informasi berapa jumlah
uang yang harus disiapkan untuk order pembelian. Demikian seterusnya, sehingga
keseluruhan alur proses bisnis di perusahaan tersebut menjadi sangat efisien.
Perubahan-perubahan yang terjadi di satu bagian dapat diantisipasi dengan baik
oleh bagian terkait lainnya.

Meski banyak analis dan vendor perangkat lunak mendefinisikan berbeda-beda,
namun maknanya relatif sama. Ada yang menyebutnya ERP, karena merupakan evolusi
dari MRP – Material Requirement Planning menjadi MRP II – Manufacturing Resource
Planning, yang kemudian menjadi ERP – Enterprise Resource Planning. Ada juga
yang menyebut ERM – Enterprise Resource Management, sekedar mendekatkan makna
dan akronimnya. Suatu sistem yang mengelola seluruh sumberdaya perusahaan.

ERM ini yang kemudian mendorong munculnya jargon baru TI, seperti CRM
(Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), PLM (Product
Lifecycle Management) dan SRM (Supplier Relationship Management). Jargon-jargon
baru itu, pada intinya, adalah pemanfaatan lebih lanjut suatu sistem yang fokus
utamanya adalah customer untuk CRM, rantai pergerakan barang untuk SCM, daur
hidup produk untuk PLM serta supplier untuk SRM. Posisi ERM ada di tengah-tengah
dan dikelilingi oleh CRM, SCM, PLM dan SRM.

Pentingnya integrasi
Integrasi bukan lagi keinginan, melainkan keharusan. Inilah kesimpulan sang CEO
setelah rapat yang melelahkan malam itu. Sang CEO, yang merupakan anak tertua,
sampai pada kesimpulan itu setelah rapat koordinasi dengan para manajernya, yang
memakan waktu lama dan berdebat di angka-angka yang tidak pernah klop. Belum
lagi akibat sampingnya, seperti timbulnya kesalahpahaman dan pemborosan
sumberdaya perusahaan.

Masalah yang sama akan terulang lagi pada rapat koordinasi berikutnya. Data
yang ditunjukkan oleh manajer keuangannya akan berbeda dengan manajer penjualan.
Demikian juga, antara satu manajer dengan manajer lainnya. Jangan berharap bahwa
laporan tersebut merupakan laporan bulan ini, untuk laporan bulan lalupun masih
terjadi perbedaan.

Kini, meski dibayang-bayangi kegagalan proyek tersebut, dia tetap yakin pada
kesimpulan bahwa arah jalan yang ditempuh anaknya sudah benar. Integrasi adalah
keharusan dan proyek ERP adalah alatnya. Di dalam hati ia telah bertekad untuk
membantu agar proyek yang telah dicanangkan tersebut berhasil.

Sesuaikah ERP yang dibeli?
Pertanyaan itu menyeruak begitu saja di kepalanya. Lalu diambilnya pinsil dan
ditulisnya besar-besar di atas secarik kertas. Dihampirinya notebook pemberian
anaknya, yang telah terhubung dengan internet, di meja kerjanya. Sungguh dia
bersyukur dengan kemajuan TI saat ini. Sambil minum kopi kesukaannya mulailah
dia menjelajah dunia maya untuk mencari sisik melik ERP.

Ketika matahari mulai terbenam terkumpul informasi mengenai ERP, 10 besar
vendor ERP di dunia dan perusahaan konsultan jasa implementasi ERP. Dia sedikit
lega, karena software ERP yang dipilih perusahaannya termasuk salah satu dari 10
besar vendor ERP dunia.

Berbekal riset kecilnya, dia menghubungi kolega dan teman-teman bisnisnya
untuk mendapatkan gambaran pengalaman mereka dalam menangani proyek ERP.

Menganalisa dan Menyimpulkan
Di hari kelima, proses “ngupingnya” kepada kawan-kawannya, dianggapnya cukup.
Esoknya, dibantu sekretarisnya dia mulai mengelompokkan dan membuat kompilasi.
Hasilnya sungguh mengejutkan. Lebih dari 50% teman-temannya menyatakan mengalami
kesulitan menangani proyek ERP. Dari sedikit yang sukses, sebagian besar
mengeluhkan waktu yang panjang dan melelahkan melebihi anggaran yang ditetapkan.
Juga diketahui bahwa software yang ada membutuhkan perubahan. “Mas, tidak ada
software ERP di dunia ini yang bisa langsung diterapkan di perusahaan kita di
Indonesia ini tanpa perubahan”, ujar temannya.

Sebut saja mengenai perpajakan, terutama jika kita melakukan kegiatan
ekspor-impor. Kurs valas pajak yang harus dibayar ditentukan oleh direktorat
pajak. Belum lagi, sistem penjualan yang kompleks. Misalnya, diskon bertingkat
ditambah hadiah barang langsung, lalu dihubungkan dengan undian. Bila membeli
sepuluh produk, pelanggan dapat memilih hadiah barang A, B atau C. Kalau membeli
20 produk pelanggan bisa memilih hadiah barang X, Y atau Z.

Akhir-akhir ini penjualan dengan cara kredit yang lebih banyak. Padahal kita
kan lebih repot? Belum lagi kalau kreditnya ditanggung pihak ketiga. Ingin
sebenarnya mengubah sistem penjualan dengan cara yang lebih sederhana, seperti
yang disarankan konsultan-konsultan itu. Tapi sistem penjualan begini ini yang
disenangi masyarakat kita. Apakah kita mesti mengambil risiko bisnis?

“Rata-rata butuh waktu sekitar satu sampai dua bulan untuk mengerjakan
perubahan yang diminta. Diperlukan tim internal yang kuat staminanya untuk
melayani tim konsultan yang membuat perubahan tersebut. Mulai dari proses
analisa, pemrograman, testing sampai validasi dengan data yang mirip kenyataan.
Juga dibutuhkan komitmen support dari tim konsultan selama proses implementasi,
terutama jika muncul bugs dari hasil perubahan tersebut.”

“Pengalaman yang paling sulit adalah mendidik dan melatih karyawan dalam
menggunakan dan memanfaatkan sistem. Karena terintegrasi, kesalahan yang terjadi
juga terintegrasi. Begitu salah memasukkan data di bagian penerimaan barang,
salah juga jumlah hutangnya. Ujung-ujungnya, salah juga hasil pembukuannya.”

Dengan begitu, memasukkan data yang benar menjadi sangat penting. Dari
pengalaman terlihat bahwa pendidikan dan pelatihan juga tak kalah pentingnya.
Pendidikan akan meningkatkan accountability dan responsibility dari pengguna
sistem. Karena, setiap departemen bertanggung jawab terhadap ketepatan waktu dan
akurasi dari informasi yang diolahnya.

Dari riset kecil yang dilakukannya ditambah pengalaman teman-teman bisnisnya
dia mulai paham mengenai ERP. Dia sadar, pertama, tidak ada satupun software ERP
yang langsung bisa jalan begitu saja tanpa ada perubahan-perubahan. Perubahannya
bisa di software atau proses bisnis perusahaan atau kedua-duanya. Kedua, kondisi
struktur data yang saat ini ada di perusahaan perlu diubah dengan membuat
peng-kode-an dan penamaan yang bisa dihunakan oleh semua departemen. Kode dan
nama mencakup semuanya mulai dari barang, supplier, pelanggan, mesin, pegawai,
dan sebagainya.

Faktor penting lainnya adalah akurasi data yang masuk ke dalam sistem. Namun
penekanan utamanya adalah pembenahan human resources perusahaan. Bukan hanya
training yang dibutuhkan, tetapi pendidikan yang berkesinambungan.

*Uun Widhi Untoro, Managing Director, PT.
IFS Indonesia beralamatkan www.ifs.co.id atau e-mail: [email protected]

About Me My Self

Hanya seseorang yang belajar untuk mencari sesuatu yang mungkin akan menjadikannya sesuatu yang akan berguna untuk suatu hari nanti.

08. June 2005 by Me My Self
Categories: nGeWeb | 9 comments

Comments (9)

  1. really help me to find what’s the meaning of ERP. Selama ini saya bekerja di perusahaan yg menggunakan sistem tersebut, tapi saya hanya menjalankan program tersebut tanpa tahu apa sebenarnya istilahnya. Sampai-sampai saya harus search in google ketika akan menghadapi interview mengenai istilah ini. Really help.

    Thank u.

  2. Salam Kenal!

    Terima kasih atas infonya Pak Uun. Oiya, kalo boleh saya minta tolong seandainya Anda punya info data tentang perusahaan di Indonesia yang mengimplementasikan ERP system, kebetulan saya ingin mengerjakan thesis S1 saya semester depan tentang “The Effect of ERP System Implementation on the Usefulness of the Accounting Information” mengacu pada jurnal riset asing yang pernah saya baca, tetapi saya kesulitan untuk mencari data perusahaan yang beroperasi di indonesia yang mengimplementasikan ERP system.

    Sekiranya Anda punya info tentang itu dan berkenan membaginya saya sangat berterimakasih.Thank u Pak!

  3. Aduh, maaf saya oon juga ternyata..ini blognya pak I Made Yanuarta dink ya…

    Pak Made kalo bole saya juga minta tolong yang sama seperti comment saya sebelumnya. Thank u…by the way, ur blog is very helpful for me

    salam kenal!

    • Hi mas Sigit..saya juga sedang menyusun skripsi s1, yang mungkin sama seperti mas. Saya dapat jurnal dari SSRN. Yang ingin saya tau..apakah mas sudah mendapar data2 tentang perusahaan di Indo yang sudah implent ERP?

      Trimakasih

  4. penjelasan ERP-nya sangat membantu dalam mengerjakan tugas S2. thank you very much…..

  5. selamat siang,
    pak saya ingin mengunakan Software ERP tapi saya tidak tau di mana saya dapat memper oler Software tersebut.
    saya mau minta tolong apakah bapak dapat informasikan untuk daerah Indonesia di mana saya bisa mendapatkan software tersebut.
    Atas perhatian dan bantuannya di ucapkan terima kasih.

  6. Pembahasan yang bagus.
    Memang Vendor/Consultant kerap menggunakan istilah2 yg keren2 padahal content dan fungsinya sama saja. Tapi memang penggunaan istilah dan penekanan setengah ancaman (menakut-nakuti) bisa bernilai jutaan dollar.. masih ingat kasus fenomena ready Y2K? dimana2 orang sibuk dengan issue gombal akibat Y2K.. padahal saya sampai sumpah2 komputer ga akan kenapa2 tapi ya tetap saja client kepengen ada perubahan seolah2 softwarenya dapat gelar ready Y2K.. sama spt ERP yg kadang banyak kasus bikin stroke para penggunanya daripada membantu, tapi lucunya justeru dibayar ribuan samapai jutaan dolar untuk unimplemented application.

    Menurut pengalaman saya cuma dengan customized software saja, 99% perusahaan itu akan terpenuhi kebutuhan business-software’nya, kalau tidak ya sesungguhnya perusahaan hanya akan jadi kambing congek dari paket yang didesign (dulunya) bukan untuk bisnisnya.

    – Richard Roesnadi

  7. Kiranya worth reading juga. Tetapi implementasi ERP tanpa tahu Risk, threats and vulnerabilities dari ERP itu sendiri juga bisa malah menjadi contra-productive terhadap maksud awal dari penerapan ERP tersebut.

    I Love Accounting’s last blog post..Knowing Risks and Vulnerabilities In An ERP Environment

  8. selamat sore pak. (disini skr jam 5.26 pm)
    saya Yuni Nustini saat ini sdg menempuh PhD program di UnivSains Malay, Penang. sy memperoleh profile bpk, tentu sj dr
    internet. semoga bpk punya wkt membaca dan merespon email sy ini.
    spt kebanyakan siswa s3 lainnya, saya perlu infomasi2 ygnsepertinya bpk punya banyak sehubungan dengan calon proposal saya. saya berniat meneliti ttg “What makes ERPS a
    strategic information system that gains competitive advantage, a case study in indonesia”.

    apakah bpk bs menbantu saya dg attach some articles? or inform me with other written infos berkenaan dg implementasi ERPS di
    Indo? Riset2nya bagaimana pak? saya telah berusaha search
    (misalnya sy kemudian mendptkan nama bpk ini), tp tdk juga menemukannya. majalah apa yg sering mengulas erps?

    sebelumnya sy mmg bukan pengamat ERP, saya pengajar SIM dan kebetulan jurusan saya ada UAP dg PT. SAP Indo. saya tertarik meneliti ERPS di Indo krn ERPS sdg tumbuh pesat di
    indo dan belum banyak penelitiannya. pemikiran awal saya menmilih topik ini adl, mestinya stage perkembangan ERP divIndo yg sdh lbh dr 10 thn ini tdk berbeda dg Taiwan, china,
    India sbg negara berkembang. penelitian2 dr negara2 tsb bs saya dptkan, kok yg dr indo gak ada ya??? harapan saya bpk bisa menolong. demikian perkenalan saya, semoga bpk sudi
    meluangkan wkt utk saya. wass. YUNI
    Reply | Reply To All | Forward

    yuni nustini’s last blog post..Mahasiswa Ekis Juara II LKTEI Temilnas Bali

Leave a Reply

Required fields are marked *